Dernière mise à jour : 6 août 2026
1. Objet de la présente politique
La présente politique décrit la manière dont PoliceScan accompagne les professionnels soumis à l’obligation de tenir un registre d’objets mobiliers, couramment appelé « livre de police ».
PoliceScan est un outil numérique d’assistance à la gestion. Il permet d’enregistrer, d’organiser, de conserver et d’exporter les informations relatives aux acquisitions de biens d’occasion et d’objets de collection.
La tenue d’un registre d’objets mobiliers est obligatoire pour les professionnels concernés par l’achat, la vente, l’échange ou le dépôt-vente de certains objets mobiliers usagés. Une déclaration préalable de l’activité doit également être effectuée auprès de l’autorité compétente.
2. Cadre réglementaire
Le registre d’objets mobiliers est notamment encadré par :
- l’article 321-7 du Code pénal ;
- les articles R. 321-1 à R. 321-8 du Code pénal ;
- les textes relatifs à la tenue informatisée du registre ;
- la réglementation applicable à la protection des données personnelles.
La réglementation autorise la tenue du registre au moyen d’un traitement automatisé de données personnelles. Dans ce cas, la tenue d’un registre physique coté et paraphé n’est pas nécessaire, sous réserve que le système respecte les exigences applicables au registre numérique.
3. Rôle de PoliceScan
PoliceScan a été conçu pour faciliter :
- l’identification des vendeurs ;
- l’enregistrement chronologique des acquisitions ;
- l’attribution d’une référence aux achats et aux objets ;
- la description des objets acquis ;
- l’enregistrement de leur provenance ;
- l’enregistrement du prix d’achat ;
- l’enregistrement du mode de règlement ;
- la conservation des justificatifs ;
- la génération de reçus d’achat ;
- la consultation de l’historique ;
- la génération d’un export du registre ;
- la traçabilité des opérations validées.
PoliceScan ne constitue pas une administration, une autorité de contrôle ou un organisme de certification. Son utilisation ne vaut pas validation individuelle du registre par une autorité publique.
4. Informations relatives au vendeur
Pour une acquisition réalisée auprès d’une personne physique, le registre doit notamment permettre d’identifier la personne ayant vendu, échangé ou remis les objets en dépôt.
PoliceScan prévoit l’enregistrement d’informations telles que :
- le nom ;
- le prénom ;
- l’adresse ;
- la qualité de la personne ;
- la nature de la pièce d’identité présentée ;
- son numéro ;
- sa date de délivrance ;
- l’autorité qui l’a délivrée.
Lorsqu’une opération est réalisée pour le compte d’une personne morale, les informations relatives à l’entreprise et à son représentant doivent être enregistrées selon les règles applicables. Ces mentions sont prévues par l’article R. 321-3 du Code pénal.
L’utilisateur reste responsable de la vérification de l’identité du vendeur et de l’exactitude des informations saisies.
5. Informations relatives aux objets
PoliceScan permet d’enregistrer les informations relatives aux biens acquis ou détenus en vue de la vente ou de l’échange.
Ces informations peuvent notamment comprendre :
- la nature de l’objet ;
- sa provenance ;
- sa description ;
- sa catégorie ;
- sa marque ou sa licence ;
- sa série ;
- son numéro ou sa référence ;
- son état ;
- ses caractéristiques particulières ;
- des photographies ;
- la quantité ;
- la date de l’opération.
La réglementation prévoit que le registre mentionne la nature, la provenance et la description des objets acquis ou détenus en vue de la vente ou de l’échange.
L’utilisateur doit fournir une description suffisamment précise pour permettre l’identification des objets concernés.
6. Numéro d’ordre et rattachement des objets
Chaque objet exposé à la vente ou détenu en stock doit être rattaché à un numéro d’ordre.
La réglementation prévoit que ce numéro soit porté dans le registre et apparaisse sur l’objet ou sur le lot concerné. Certains objets de faible valeur peuvent, lorsque les conditions réglementaires sont réunies, être regroupés sous une description et un numéro communs.
PoliceScan permet d’associer les objets à une référence d’achat et de conserver ce rattachement dans le registre et l’inventaire.
Il appartient à l’utilisateur de reporter ou d’associer correctement cette référence sur l’objet, le lot, l’étiquette, la boîte de stockage ou tout autre support utilisé dans son organisation professionnelle.
7. Prix d’achat et mode de règlement
PoliceScan prévoit l’enregistrement :
- du prix d’achat de chaque objet ou lot ;
- du mode de règlement ;
- des paiements multiples lorsqu’ils sont utilisés ;
- de la valeur estimée en cas de don, d’échange ou de dépôt lorsque cette information est nécessaire.
Le registre doit notamment comporter le prix d’achat et le mode de règlement de chaque objet ou lot. En cas d’échange, d’acquisition gratuite ou de dépôt, une estimation de la valeur vénale peut être requise.
L’utilisateur reste responsable de l’exactitude des montants et des modes de paiement enregistrés.
8. Ordre chronologique et validation
Les acquisitions enregistrées dans PoliceScan sont associées à une date de création et, lors de leur validation, à une date et une heure de validation.
Le fonctionnement de PoliceScan distingue notamment :
- les opérations en brouillon ;
- les opérations validées ;
- les objets rattachés à une acquisition ;
- les documents générés ;
- les ventes éventuellement enregistrées par la suite.
Un brouillon reste modifiable tant qu’il n’est pas validé.
L’utilisateur doit vérifier toutes les informations avant la validation définitive de l’achat.
La validation constitue une étape importante de la traçabilité de l’opération. Elle ne dispense toutefois pas l’utilisateur de vérifier que les données enregistrées correspondent à la transaction réelle.
9. Intégrité, intangibilité et sécurité
La réglementation applicable au registre informatisé impose que le traitement automatisé garantisse l’intégrité, l’intangibilité et la sécurité des données enregistrées.
PoliceScan met en œuvre des mécanismes destinés à contribuer à ces objectifs, notamment :
- authentification des utilisateurs ;
- contrôle des accès ;
- enregistrement des dates et heures ;
- association des opérations au compte de l’entreprise ;
- conservation des références d’achat ;
- sauvegarde des données dans une infrastructure cloud ;
- génération de documents et d’exports ;
- règles de sécurité limitant l’accès aux données ;
- conservation de liens entre achats, objets, inventaire et ventes.
La sécurité du registre dépend également des pratiques de l’utilisateur. Celui-ci doit notamment :
- protéger ses identifiants ;
- ne pas partager son compte de manière non autorisée ;
- vérifier régulièrement ses données ;
- effectuer les exports nécessaires ;
- conserver ses justificatifs ;
- utiliser un appareil sécurisé ;
- signaler tout accès suspect.
10. Modifications et corrections
L’utilisateur doit vérifier les informations avant validation.
Lorsqu’une correction est nécessaire, elle doit être effectuée de manière à ne pas masquer frauduleusement l’opération initiale ni créer une information inexacte.
Le fait d’inscrire sciemment des mentions inexactes dans le registre est sanctionné par le Code pénal.
PoliceScan ne doit pas être utilisé pour :
- falsifier une identité ;
- modifier artificiellement l’origine d’un objet ;
- supprimer une acquisition afin d’en dissimuler l’existence ;
- antidater une opération ;
- créer un faux justificatif ;
- enregistrer volontairement un prix ou un mode de règlement inexact.
L’utilisateur est responsable de toute information qu’il saisit, corrige ou valide.
11. Conservation des justificatifs
PoliceScan permet d’associer ou de générer certains documents, notamment :
- reçus d’achat ;
- bons d’achat ;
- factures de vendeurs professionnels ;
- documents d’identité ou références d’identification ;
- photographies ;
- justificatifs de paiement ;
- exports PDF ou Excel.
L’utilisation de PoliceScan ne dispense pas le professionnel de conserver les documents nécessaires à son activité pendant les durées légales applicables.
La présence d’un document dans PoliceScan ne garantit pas à elle seule sa validité, son authenticité ou sa suffisance juridique.
12. Export et présentation en cas de contrôle
PoliceScan permet de générer un export du registre à partir des données enregistrées.
Cet export peut être utilisé pour :
- consulter les opérations ;
- présenter les acquisitions par période ;
- retrouver les informations relatives à un vendeur ;
- retrouver la provenance d’un objet ;
- vérifier le prix d’achat et le mode de règlement ;
- transmettre les informations demandées lors d’un contrôle.
Le professionnel doit être en mesure de présenter son registre aux services compétents lorsque la réglementation l’exige.
L’export ne peut être complet que si l’utilisateur a correctement enregistré et validé toutes les opérations concernées.
13. Déclaration préalable de l’activité
L’utilisation de PoliceScan ne réalise pas automatiquement la déclaration préalable requise pour l’activité de revendeur d’objets mobiliers.
Le professionnel concerné doit effectuer lui-même cette déclaration auprès de la préfecture, de la sous-préfecture ou de la Préfecture de police à Paris, selon son lieu d’exercice.
PoliceScan ne vérifie pas automatiquement que cette formalité a été réalisée.
14. Responsabilité de l’utilisateur
L’utilisateur demeure seul responsable :
- de déterminer s’il est soumis à l’obligation de tenir un registre ;
- de réaliser les déclarations administratives nécessaires ;
- de vérifier l’identité des vendeurs ;
- de saisir toutes les informations obligatoires ;
- de décrire correctement les objets ;
- d’attribuer et d’utiliser les références appropriées ;
- de conserver les pièces justificatives ;
- de valider les opérations dans l’ordre approprié ;
- de vérifier les données proposées par l’intelligence artificielle ;
- de produire le registre en cas de contrôle ;
- de respecter les durées de conservation ;
- de respecter le RGPD et les droits des personnes concernées ;
- de faire valider ses procédures par un professionnel compétent lorsque sa situation le nécessite.
15. Limites de PoliceScan
PoliceScan est un outil d’assistance.
PoliceScan ne garantit pas la conformité du registre lorsque :
- des informations obligatoires n’ont pas été saisies ;
- les informations saisies sont fausses ou incomplètes ;
- l’utilisateur valide une identification incorrecte ;
- des achats ne sont pas enregistrés ;
- des objets sont rattachés au mauvais lot ;
- des références ne sont pas reportées sur les objets ou lots ;
- des justificatifs ne sont pas conservés ;
- l’utilisateur ne respecte pas ses autres obligations professionnelles ;
- la configuration ou l’utilisation du logiciel est détournée de son objet.
La conformité dépend à la fois des fonctionnalités du logiciel, de leur paramétrage, de l’exactitude des données saisies et des pratiques du professionnel.
16. Évolutions réglementaires et techniques
La réglementation et les exigences applicables aux professionnels de l’achat-revente peuvent évoluer.
Valoryn peut mettre à jour PoliceScan et la présente politique afin de tenir compte :
- des évolutions législatives ou réglementaires ;
- des demandes des utilisateurs ;
- des évolutions techniques ;
- des recommandations des autorités ;
- de l’ajout de nouvelles catégories d’objets ;
- de l’évolution des exports et des mécanismes de traçabilité.
L’utilisateur doit utiliser une version à jour de PoliceScan et vérifier régulièrement les règles applicables à son activité.
17. Absence de certification administrative
PoliceScan n’est pas présenté comme un logiciel officiellement certifié ou agréé par une administration, sauf obtention et publication ultérieure d’une certification ou d’un agrément spécifique.
La présente politique décrit les objectifs de conception et le fonctionnement prévu du service. Elle ne constitue pas une attestation administrative de conformité.
18. Contact
Pour toute question concernant le fonctionnement du registre PoliceScan :
Pour toute demande générale relative à Valoryn :